大多数会议管理方法论都在讨论如何高效地开会，但鲜有如何设计组织会议的讨论。似乎组织所有的会议自己会冒出来，只待…
会议是为组织内各业务领域的增值活动有效进行而使用特定的沟通技术开展的信息传递和创造的群体活动。
为什么有会议？
- 信息不完整、不透明、传递不及时;
- 人与人之间的分工协作需要有及时的协调信号;
- 要群策群力，发挥集体智慧解决组织问题;
- 从权力分配、职责分工的角度，往往需要有多个利益相关方共同决策;
会议是什么
- 会议是组织各项工作的重要沟通协作工具；
- 会议投射了组织的运作机制；
- 会议的沟通内容和风格体现了就是组织的语言和风格；
- 开会就是在做有效的沟通，沟通是管理的重要方式，是管理的浓缩；
会议设计要基于组织运作机制和组织文化而设计，而不是为了开会而开会。
会议的目的
- 创造信息。借助群体的力量进行交流探讨、决策分析。
- 传递信息。包括提供信息和获得信息。
- 社交。包括建立感情、激励士气、展现自我等。
- 会议组合是什么
会议组合是什么
会议组合是是不同管理要素、不同增值活动在不同管理层级、不同管理粒度下，开展会议的集合。
通用的增值活动
每一个价值输出的组织，都有一些通用的增值活动，这里我简要列出，以帮助你设计组织的增值活动。
- 发现需求。包括机会与洞察、干系人管理、需求管理。
- 满足需求。包括目标规划、解决方案与架构、交付（计划、实施、进展与成果、质量、风险与问题等）
- 持续改进，包括度量与分析、反思与复盘、经验与知识等。
通用的管理要素
我们要对每一个增值活动进行管理，还需要对增值活动之外的组织、资源等进行管理。增值活动是横向的，管理要素则是纵向的。这里我列出一些常用的管理要素，可以根据组织的实际需要进行选取和组合。
- 组织。组织结构、职责分工、组织能力、组织文化等
- 目标。组织目标的规划、拆解、对齐等。
- 流程。组织协作机制、执行标准等。
- 决策。评估分析多种可行方案，并进行选择。
- 风险。风险识别、风险评估与分析、风险处置、风险跟踪等。
- 成长。组织培训、创新、知识管理。
- 质量。组织工作符合要求的程度。
- 价值。组织的价值产出规划、衡量。
- 绩效。员工的业绩达成。
- ……
管理节奏
管理节奏有两方面含义，一是组织某项业务的运作节奏，会议按照该运作节奏进行迭代。二是组织某项业务的管理粒度，一项业务要按不同的粒度进行逐层拆解，要按照组织的实际管理水平在细化到适当的粒度进行管理。另外，还有一类是按需/被动开展的活动，例如应急响应。
如何设计组织的会议组合？
基于以上模型，你需要进一步识别组织层级、组织的业务运营流程、组织的管理颗粒度水平、组织关注的管理要素。然后进行一次全排列，即可得到组织的所有会议。
当然，全排列的会议组合太过庞大，我们可以按照一些策略进行整合，以下是一些有效的策略：
- 在较高的管理节奏上，可以组织综合性会议，这类会议可以包含跨增加活动的多个管理要素。这可以大量减少会议。
- 每年、半年、双月应进行机会与洞察发掘
- 每年、半年、双月应与利益干系人开展沟通，以获得需求、传递新的解决方案、维护客户关系
- 每双月应总结、识别需求，并对需求进行规划
- 至少每季度规划组织目标、每月细化和回顾目标
- 每年、半年、双月每双月进行解决方案和架构迭代
- 每双周迭代组织计划并进行回顾
- 项目进展与成果按项目
- 问题与风险应及时汇报、持续跟踪
- 反思复盘与风险和问题同行
- ……
会议日历编排
当设计出了组织的会议组合时，还需要恰当地安排这些会议召开的时间。此需要需要一张会议日历，最好是全年视图的会议日历。再将这些会议编排到全年的各个时间点，同时还需要设计每个会议的时长。
此时可以直观地看到组织全年要开哪些会议，在什么时间开，开多长时间。
由于各个会议之间可能有相关性，这些相关的会议编排也有一些特定的逻辑，我们需要按照这些逻辑来编排会议。
在附件中提供了一个“会议地图”的表格，你可以借助此工具完成会议日历的编排。
会议卡片设计
我们需要进一步对每一个会议进行详细的设计，包括以下内容：
- 会议的目的
- 会议的时间
- 会议的议程
- 会议的组织人、参与人、主持人、记录人
- 会前需要做的准备，比如需要收集的数据、需要准备的材料
- 会中的注意事项
- 会后需要做的处理
在附件中也提供了许多会议的会议卡片示例供你参考。
每个会议应当如何开展？
这里有一些现成的会议技术，可以直接用于我们的各种会议。会议技术不是本文的重点。
| 序号 | 方法与形式 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|---|
| 1 | 汇报 | 汇报方介绍和阐述汇报内容，汇报听取方确认知悉信息，并对汇报内容提出指示 | |
| 2 | 评审 | 由汇报人进行方案讲解，由评审委员会对方案进行验证。其中包含提问和澄清。最终得出是否评审通过的结论 | 交付件评审会、听证会 |
| 3 | 调研询问 | 由调研方向被调研方提出多个问题以获得需要的信息。由被调研方提供回答、数据等信息。 | 调研会、访谈、采访、审讯 |
| 4 | 头脑风暴 | 由多人对一个议题提出自己的多个想法和点子。不对这些想法和点子进行质疑和答辩。 | |
| 5 | 培训分享 | 由讲师阐述、演示和讲解所分享的内容。并与学员进行疑问解答。可能涉及培训后考试。 | 培训、分享、讲座、论坛、沙盘演练 |
| 6 | 研讨 | 对同一议题提出自己的主张和观点， 重在探讨和形成共识 | 研讨会、workshop、沙盘演练、迭代计划会 |
| 7 | 辩论 | 由同一议题不同观点的多方,对自己的观点进行阐释，并与其辩论方进行多轮质疑提问和答辩。 重在比较观点，提供论证和辩论 | 辩论会 |
| 8 | 通知宣传 | 由汇报人宣讲既定的成果、制度，并进行答疑。 | 发布会、宣传会 |
| 9 | 分析决策 | 由汇报人汇报要解决的问题及多个解决方案，由决策人对比分析选择最优解决方案。 | 评标 |
| 10 | 启动与动员 | 动员团队成员对特定的目标进行挑战，并讲解具体目标和行动方案 | 项目启动会 |
| 11 | 协调协商 | 主持人协调多方冲突或诉求 | |
| 12 | 协商谈判 | 谈判双方就双方的诉求和利益进行争取和妥协，并最终形成共识 | |
| 13 | 总结复盘 | 就特定主题开展集体反思与诊断，总结经验教训 | 复盘会、组织生活会 |
| 14 | 审判 | 集辩论、研讨、审讯、分析决策于一体的综合性会议 |
相关工具
- 会议室管理。你可能需要一个会议室资源管理工具，来方便地预约会议。许多OA系统、在线会议工具（比如腾讯会议）具备此功能。
- 日程与日历工具。你需要一款日历工具记录预约的会议，不让人遗忘会议。企业微信、Outlook、JIRA等都提供日历功能。
- 在线会议工具。会议可能是非集中式的，此时需要一款在线会议工具，比如腾讯会议。
- 会议记录工具。会议内容必须被有效的记录，笔记本、手机录音功能、录音笔、或通过在线会议工具的录制都是不错的记录工具。
- 计时工具。在附件中提供了一个小工具。
- 文档工具。用于记录、分享、查看会议纪要、会议材料。推荐使用各类在线文档、知识库工具，例如腾讯文档、confluence等。
- 任务跟踪。会议产生的待办事项需要被有效地跟踪，企业微信待办、JIRA、禅道等工具
一个示例
当然，以上的内容或许还不够直观，这里我提供一个我们组织的草稿版本供你参考。
以及我造轮子时的思考过程脑图：
https://www.edrawsoft.cn/viewer/public/s/ed6db107793950
计时器工具
欢迎和我一起探讨。